Personvern

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gir en overordnet beskrivelse av hvordan Kristiansand kommune samler inn og bruker personopplysninger. Siden kommunen leverer et bredt spekter av tjenester og behandler personopplysninger til ulike formål, underlagt ulike lovkrav, er det i tillegg utarbeidet mer detaljerte erklæringer for de ulike tjenesteområdene.

Behandlingsansvarlig

Rådmannen er ansvarlig for behandlingene av personopplysninger som gjøres i Kristiansand kommune. De daglige oppgavene som utføres for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter er delegert til systemeiere som har bestemt formålet med de enkelte behandlingene av personopplysninger.

Personvernombud

Vårt personvernombud skal påse at personvernet ivaretas både for innbyggere og ansatte. Du kan kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger som ikke besvares i personvernerklæringen.

Kontaktinformasjon

Dersom du ønsker innsyn i, retting eller sletting av egne personopplysninger kontakter du postmottak@kristiansand.kommune.no

Når du kontakter oss

Kommunens dokumenter er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov, for eksempel ved behandling av sensitive personopplysninger eller andre saker som er unntatt offentlighet. Henvendelser til, og svar fra, kommunen legges ut på offentlig journal hvor alle kan be om innsyn i en sak. Vær derfor bevisst på hvordan du ordlegger deg. Ikke send sensitive eller fortrolige opplysninger i e-post.

Hva er formålet med behandling av personopplysninger? 

Personopplysningene behandles i hovedsak for å kunne:

  • Levere tjenester til kommunens innbyggere og næringsliv
  • Etterleve lovkrav
  • Administrere egne ansatte
Hvem er de registrerte?

De registrerte er i hovedsak:

  • Mottakere av tjenester fra kommunen
  • Ansatte i kommunen
Hva er det rettslige grunnlaget?

Kommunen leverer i stor grad lovpålagte tjenester og behandlingsgrunnlaget vil finnes i lovverket. Blant aktuelle lover med forskrifter nevnes:

  • offentleglova
  • forvaltningsloven
  • kommunelova
  • arbeidsmiljøloven
  • anskaffelsesloven
  • arkivlova
  • pasientjournalloven
  • helsepersonelloven
  • helseregisterloven
  • helse- og omsorgstjenesteloven
  • folketrygdloven
  • skatteloven
  • skattebetalingsloven
  • eigedomsskattelova
  • matrikkellova
  • eierseksjonsloven
  • plan- og bygningsloven
  • naturmangfoldloven
  • opplæringsloven
  • barnehageloven
  • alkoholloven

For tjenester som ikke er lovpålagt, kreves normalt samtykke fra mottaker av tjenesten, og dette vil det opplyses om ved registrering.

Hvilke personopplysninger behandles? 

En person vil oftest være registrert i flere systemer avhengig av hvilke tjenester man mottar, eller tidligere har mottatt. Dette kan dreie seg om alt fra helse, barnehage, barnevern, skole og boligtjenester til at man har kommunal båtplass, er politiker eller har mottatt tilskudd eller stipend. Som innbygger er man gjerne også skatteyter, og mange eier bolig eller eiendom i kommunen. Dette er bare noen få eksempler på hvilke tjenester kommunen må behandle personopplysninger for å kunne levere.

Avhengig av hva tjenesten gjelder behandles ulike personopplysninger. Det vil ofte dreie seg om vanlige kontaktopplysninger som; navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer, men kommunen behandler for eksempel også:

  • Helseopplysninger
  • Betalings- og skatteopplysninger
  • Unike identifikatorer, som fødselsnummer, registreringsnummer på bil, båt og liknende. 
  • Bilder og video
  • Curriculum vitae for ansatte og leverandører
  • Opplysninger om slektninger, pårørende, foresatte, ekteskap eller liknende forhold
Hvor kommer opplysningene fra? 

Personopplysningene kommer blant annet fra:

  • Den registrerte selv, gjennom søknadsskjema eller annen inngående korrespondanse
  • Folkeregisteret
  • Matrikkelen (eiendomsinformasjon)
  • Skatteregisteret
  • ID-porten
  • Videokameraer
  • Politiet
  • NAV
  • Sykehus
Er det frivillig å gi fra seg opplysningene? 

For tjenester som ikke er lovpålagt er det normalt frivillig å gi fra seg personopplysningene, men dersom det ikke gjøres kan ikke kommunen levere tjenesten. For tjenester som er lovpålagte er det ikke frivillig å gi fra seg opplysningene.

Utleveres opplysningene til tredjeparter? 

Personopplysningene benyttes normalt bare til det formål de er samlet inn for.  Personopplysningene utleveres til tredjeparter der dette er nødvendig for saksbehandlingen, for eksempel dersom annen offentlig myndighet må uttale seg før et vedtak kan fattes. 

Personopplysninger overføres også med hjemmel i lov til for eksempel NAV, sykehus, politi, pensjonsleverandører og skatte- og avgiftsmyndighetene.

I arbeidet mot arbeidslivskriminalitet blir opplysninger om virksomhetene overført til A-krim-samarbeidet som er inngått med Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder. 

Enkelte av behandlingene utføres i systemer som er driftet av eksterne leverandører, eller hvor innlogging gjøres gjennom ID-porten. Kristiansand kommune har inngått databehandleravtaler som regulerer hva leverandørene kan gjøre med personopplysningene som er lagret i systemet. Leverandørene kan som hovedregel ikke benytte personopplysningene til andre formål enn å levere den avtalte tjenesten.

Benyttes profilering eller automatiserte avgjørelser?

Det tas per i dag ikke automatiserte avgjørelser utelukkende basert på analysering av dine personopplysninger.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene? 

De fleste av behandlingene er regulert av offentleglova, forvaltningsloven og arkivlova som stiller krav til arkivering av opplysningene, og legger begrensninger på muligheten til å rette eller slette opplysninger. Dette er beskrevet i nevnte lover med forskrifter, samt personopplysningsloven med forskrift. Opplysningene vil derfor normalt bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse også etter at saksbehandlingen er avsluttet.

Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder? 

Den registreres rettigheter reguleres gjennom personopplysningsloven med forskrift. Den registrerte kan be om retting, sletting og begrensning av behandling av personopplysninger, men for de fleste behandlingene vil offentleglova, forvaltningsloven og arkivlova legger begrensninger på muligheten til å rette og slette opplysninger. Dette gjelder også for «retten til å bli glemt». Den registrerte kan i henhold til personopplysningsloven be om innsyn i egne opplysninger. Innsyn gis så lenge ikke annen lovgiving begrenser innsynsretten, og du vil motta svar eller foreløpig svar innen 30 dager.

Det skal være gratis å be om innsyn, retting og sletting, men dersom anmodninger fra en registrert er åpenbart grunnløse eller overdrevne, særlig dersom de gjentas, kan den behandlingsansvarlige enten;

a) Kreve et rimelig gebyr, idet det tas hensyn til administrasjonskostnadene for å gi informasjonen eller treffe de tiltak det anmodes om, eller 

b) nekte å etterkomme anmodningen. 

Den behandlingsansvarlige skal bære bevisbyrden for at en anmodning er åpenbart grunnløs eller overdreven.

Hvordan sikres opplysningene? 

Kommunens elektroniske sakarkivløsning er hovedverktøyet som brukes og personopplysningene er her lagret i et system hvor saksbehandlerne har personlige brukernavn, og hvor aktivitet logges. I tillegg inneholder en lang rekke fagsystemer personopplysninger, og disse er normalt sikret på samme vis som i sakarkivløsningen. Den enkelte av kommunens ansatte har bare tilgang til de systemer og behandle de opplysningene vedkommende trenger for å gjør sin jobb. Alle kommunens ansatte har taushetsplikt. 

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne.

Informasjonskapsler (Cookies) på Kristiansand kommunes nettsider

Kristiansand kommune bruker informasjonskapsler for å analysere det generelle brukermønsteret på kristiansand.kommune.no. Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, som for eksempel kristiansand.kommune.no. Innholdet i informasjonskapslene utveksles mellom din datamaskin og kristiansand.kommune.no hver gang du ser på en nettside. Kapslene sørger for at nettstedet fungerer best mulig. Ingen personlig eller identifiserende informasjon blir lagret og vi kan ikke identifisere enkeltbrukere. I forhold til den norske Ekom-loven er samtykke gitt så lenge innstilinger i nettleseren er satt til å godta informasjonskapsler og det finnes informasjon om bruk av disse på nettsiden. Du kan hindre at informasjonskapsler lagres på datamaskinen ved å endre innstillingene i nettleseren.

Informasjonskapsler som benyttes av Kristiansand kommune

ASP.NET_Sessionld:
Informasjonskapselen brukes for at publiseringsløsningen vår skal fungere. Informasjonskapselen fjernes fra datamaskinen når du lukker nettleseren.

__utmz:
Informasjonskapselen ser på hvor du kom fra (søkeord, nøkkelord, link etc.) når du landet på våre sider. Kristiansand kommune bruker Google Analytics for å lese slik informasjon.

__utma:
Informasjonskapselen registrerer hvor mange ganger du har vært inne på våre sider.

__utmb og __utmc:
Informasjonskapslene registrerer hvor lenge du befinner deg på våre sider, og hvor lenge du var der. Disse informasjonskapslene slettes når du forlater våre sider.

__utmt:
Informasjonskapselen kontrollerer antall forespørsler. Disse slettes etter 10 minutter.

EPiServer innlogging
Informasjonskapselen gir tilgang til EPiServer om man er innlogget (gjelder kun ansatte i Kristiansand kommune som har tilgang til EPiServer)

ChosenYear
Informasjonskapselen husker årstall hvis dette er valgt i en meny (for eksempel i Postlister)

SSP-Fantdu
Informasjonskapselen lagrer klikkmønster i tilfelle bruker vil rapportere feil – sender ikke data uten aktiv handling fra bruker

Google Analytics
Informasjonskapselen samler inn informasjon for statistikk om bruk av nettsider. Dette for at kommunen skal kunne optimalisere sidene og gjøre de enklere for brukeren. Kommunen får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv.

Personvernregler

Hvordan unngå informasjonskapsler

Hvis du ønsker at informasjonskapsler skal avvises, kan du endre innstillingene i nettleseren din slik at du enten blokkerer informasjonskapsler fra å bli lastet ned automatisk, eller at du får et valg om å laste ned hver enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapsler som har blitt lastet ned tidligere kan også slettes fra nettleseren. Mer informasjon om fremgangsmåten kan du finne på nettvett.no .

Hvis du ikke ønsker at informasjonskapsler skal benyttes, må du unnlate å besøke nettstedet.

Forfatter: Zoran Teofilovic
Publisert: 16.12.2014 13:48
Sist endret: 16.07.2018 14:50