For leverandører: slik merkes og sendes fakturaer til kommunen

KORT FORTALT

  • Kommunen mottar mange fakturaer som mangler riktig merking slik at fakturaene stopper opp og betaling til leverandør kan bli forsinket.
  • Her følger en oppskrift for hvordan du som leverandør kan merke og sende fakturaer til kommunen på en riktig måte.

Send faktura elektronisk i EHF-format

Kristiansand kommune er en offentlig virksomhet og skal motta faktura elektronisk i EHF-format. Leverandører som sender EHF-faktura til kommunen må sikre at fakturaen er i henhold til kommunen sin standard som er beskrevet under.

Elektronisk faktura

Fakturaer til Kristiansand kommune skal sendes elektronisk i EHF-format. Benytt kommunens organisasjonsnummer 820 852 982. Elektronisk adresse for EHF-versjon 3.0 er

0192:820852982.

Merking på faktura

Fakturaer skal være merket med enten ordrenummer fra vårt eHandelssystem eller enhetens ansvarsnummer i feltene som er beskrevet nedenfor. Det må kun merkes med ordrenummer/ansvarsnummer i disse feltene, ikke tekst. Faktura må i tillegg inneholde fullt navn på bestiller eller referanseperson.

Plassering i feltene på EHF-fakturaen skal være slik:

  • Ordrenummer fra eHandel består av 8 siffer og starter med 13xxxxxx. Det skal plasseres i felt for Ordrenummer eller Deres ref. På EHF-fakturaen legges det i taggen:

    Invoice/OrderReference eller Invoice/BuyerReference.

  • Hvis det ikke foreligger ordrenummer fra eHandel, skal faktura merkes med den ansattes ansvarsnummer bestående av 6 siffer. Ansvarsnummer plasseres i felt for Deres ref. På EHF-fakturaen legges det i taggen Invoice/BuyerReference.

30 dagers betalingsfrist på fakturaer

Det skal være 30 dagers betalingsfrist på fakturaer til Kristiansand kommune.

Fakturaadresse og leveringsadresse

Fakturaadressen til Kristiansand kommune er:
Kristiansand kommune
[Enhetens navn]
Fakturamottak, Postboks 74
4685 Nodeland

Fakturaen må også merkes med leveringsadresse.

Korrigering

Dersom det er nødvendig å korrigere fakturaen etter avsendelsen, skal det utstedes en kreditnota og ny korrekt faktura etter gjeldende krav og digital flyt som er beskrevet på denne siden.

Vurderer å avvise og sende tilbake fakturaer som ikke følger krav

Fra og med 1. januar 2021 vil kommunen vurdere å avvise og returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller kommunens krav til innhold, format, merking og betalingsbetingelser.

Kontaktinformasjon

Spørsmål rundt faktura kan rettes til:
Post.regnskap@kristiansand.kommune.no