For leverandører: slik merkes og sendes fakturaer til kommunen

KORT FORTALT

Kommunen mottar mange fakturaer som mangler riktig merking slik at fakturaene stopper opp og betaling til leverandør kan bli forsinket.
Her følger en oppskrift for hvordan du som leverandør kan merke og sende fakturaer til kommunen på en riktig måte.

Send faktura elektronisk i EHF-format

Kristiansand kommune er en offentlig virksomhet og skal motta faktura elektronisk i EHF-format. Leverandører som sender EHF-faktura til kommunen må sikre at fakturaen er i henhold til kommunen sin standard som er beskrevet under.

Elektronisk faktura

Fakturaer til Kristiansand kommune skal sendes elektronisk i EHF-format. Benytt kommunens organisasjonsnummer 820 852 982. Elektronisk adresse for EHF-versjon 3.0 er

0192:820852982.

Merking på faktura

Fakturaer skal være merket med enten ordrenummer fra vårt eHandelssystem eller enhetens ansvarsnummer i feltene som er beskrevet nedenfor. Det må kun merkes med ordrenummer/ansvarsnummer i disse feltene, ikke tekst. Faktura må i tillegg inneholde fullt navn på bestiller eller referanseperson.

Plassering i feltene på EHF-fakturaen skal være slik:

Ordrenummer fra eHandel består av 8 siffer og starter med 13xxxxxx. Det skal plasseres i felt for Ordrenummer eller Deres ref. På EHF-fakturaen legges det i taggen:

Invoice/OrderReference eller Invoice/BuyerReference.
Hvis det ikke foreligger ordrenummer fra eHandel, skal faktura merkes med den ansattes ansvarsnummer bestående av 6 siffer. Ansvarsnummer plasseres i felt for Deres ref. På EHF-fakturaen legges det i taggen Invoice/BuyerReference.

30 dagers betalingsfrist på fakturaer

Det skal være 30 dagers betalingsfrist på fakturaer til Kristiansand kommune.

Fakturaadresse og leveringsadresse

Fakturaadressen til Kristiansand kommune er:
Kristiansand kommune
[Enhetens navn]
Fakturamottak, Postboks 1044
4682 Søgne

Fakturaen må også merkes med leveringsadresse.

Korrigering

Dersom det er nødvendig å korrigere fakturaen etter avsendelsen, skal det utstedes en kreditnota og ny korrekt faktura etter gjeldende krav og digital flyt som er beskrevet på denne siden.

Vurderer å avvise og sende tilbake fakturaer som ikke følger krav

Fra og med 1. januar 2021 vil kommunen vurdere å avvise og returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller kommunens krav til innhold, format, merking og betalingsbetingelser.

Kontaktinformasjon

Spørsmål rundt faktura kan rettes til:
Post.regnskap@kristiansand.kommune.no