UiA-studenter skal forbedre byggesaksprosessen

Tirsdag 6. januar var UiA-studenter, veiledere og prosjektledelse samlet til kickoff i bystyresalen. Der var også ordfører Mathias Bernander. Han kunne love at studentene er i trygge hender hos Plan og bygg og forsikret at politikerne er spente på resultatene av arbeidet de skal utføre dette halvåret.

Kristiansand kommune satser tungt på forskning og innovasjon innen tjenesteområdet Plan og bygg.

Kommunen har etablert et eget ressursteam – innovasjonsteam – for teknologi, forskning og utvikling. Ett av målene er å gjøre søknadsprosessen enklere for grunneiere over hele landet som ønsker å bygge noe på eiendommen sin, og samtidig redusere arbeidsmengden for byggesaksbehandlerne og dermed også saksbehandlingstiden på byggesaker.

– Det handler om tilbudet kommunene gir til publikum, men også om arbeidsmengden for saksbehandlerne, bekrefter Eva Høksaas, avdelingsleder for Geografisk informasjon i Kristiansand kommune.

– Jo riktigere utfylt en byggesøknad er, desto mindre arbeid blir det på saksbehandleren og desto kortere blir saksbehandlingstiden, presiserer hun.

Gjensidig nytte

Siden høsten 2023 har kommunen hatt hjelp av bachelor- og masterstudenter fra UiA og NTNU til å utforske muligheter til å forbedre de digitale løsningene for kart og byggesak.

Denne våren skal ikke mindre enn 19 bachelorstudenter og fire masterstudenter i IT og informasjonssystemer jobbe videre med utvikling av prototyper som viser hvordan utfordringer kan løses på en annen måte og på sikt vil kunne forbedre de digitale løsningene. Tanken er at nyvinningene skal komme alle kommuner til gode.

– Dette er en vinn-vinn-stuasjon. Studentene får uvurderlig arbeidserfaring, og kommunen får hjelp til å utføre forskningsarbeid som ville tatt mye lenger tid dersom vi skulle gjøre det selv, sier Rune Ødegård, teknologirådgiver hos Plan og bygg og veileder for studentene.

– Det er utrolig spennende å samarbeide med kommunen. Dette er et veldig godt opplegg som er kjørt over flere år, supplerer Hallgeir Nilsen, førstelektor ved institutt for informasjonssystemer ved UiA.

– Byggesøknader er komplisert og omfattende, med mange reguleringsplaner, lover og forskrifter. Det legges ned mye arbeid over hele landet med både å søke og behandle søknadene. Det er viktig med god kvalitet i hele prosessen, og det er nettopp dette prosjektene i Kristiansand kommune handler om. Målet med prosjektet er både å sikre kvalitet samt å holde saksbehandlingstiden nede, påpeker han.

Innovasjonsteamet hos Plan og bygg består av (fra venstre) Anna Maria Dang, UiA-studentene og innovasjonsjegerne Synne Mellingsæter Torkildsen og Felix Fabricius Knutsen, Sébastian Thune, Dagfinn Øksendal og Rune Ødegård.

Fulltids prosjektarbeid

Både bachelor- og masterstudentene skal jobbe fulltid med sine forskningsprosjekter gjennom vårsemesteret. Før sommeren skal de levere prototyper på programvareløsninger med nok funksjoner til å kunne brukes, men ikke nok til at de kan settes ut i livet. Tanken er at prototypene skal kunne danne grunnlag for nye digitale løsninger.

– Studentene skal jobbe med å finne alternative måter å forbedre fagområdet byggesak på. De skal lage prototyper som kan vise alternative tilnærminger til hvordan ulike deler av byggesøknadsprosessen kan forenkles eller gjøres bedre for publikum, presiserer plan- og bygningssjef Venke Moe.

Fire grupper – fire problemområder

Bachelorstudentene er delt inn i fire team, som skal jobbe med hver sine utfordringer:

• Ett team skal lage en prototype som gir en ny tilnærming til Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) sin veiviser “Garasje, bod eller anneks”.
• Ett team skal jobbe med å finne alternative løsninger for bruk av den nasjonale satsingen Drømmeplaner, som handler om å vise hva som er lov å gjøre på egen eiendom. (Les om Drømmeplaner på regjeringen.no)
• Ett team skal jobbe med digitale kontaktflater mot publikum, mer spesifikt utforske en framtidig versjon av Kristiansand kommunes egen Min eiendom-løsning, som er en del av kommunens egenutviklede Min side.
• Det siste teamet skal forske på bruk av spesialiserte KI-språkmodeller som skal effektivisere arbeidprosessene for saksbehandlerne.

– Jeg tror det blir utfordrende, men jeg tror også vi kan få en veldig mestringsfølelse hvis vi får det til, sier Jonas Løvik Jørgensen i mikrodrømmeplanteamet.

– Jeg tror kommunen er et veldig bra sted å jobbe. Det er trygt, og de har jobbet med fagfeltet i lang tid. Og så tror jeg det vil være bra for videre jobbmuligheter å kunne fortelle at vi har gjort et prosjekt for Kristiansand kommune, legger bachelorstudenten til.

To av masterstudentene skal fungere som innovasjonsjegere, med hovedoppgave å finne ut hva andre kommuner har gjort som kan være nyttig for Kristiansand kommune. En annen masterduo skal skal jobbe med å identifisere flaskehalser i byggesaksbehandlingen.

Bachelorstudentene Oliver Gyve (til venstre) og Jonas Løvik Jørgensen jobber på hvert sitt team med ulike oppgaver som skal forbedre de digitale løsningene for byggesak og byggesaksbehandling.

Smidig planlegging og gjennomføring

Prosjektgruppene jobber etter smidige arbeidsformer i et tilpasset SAFe-inspirert oppsett, koordinert som ett felles program.

– Du kan se det som en strukturert, smidig måte å planlegge og gjennomføre på, med tydelig retning, korte beslutningssløyfer og kontinuerlig fokus på verdi, forklarer Rune Ødegård.

Ødegård har mer enn 20 års erfaring med smidige arbeidsformer fra både nasjonale og internasjonale organisasjoner. Kjernen i tilnærmingen handler om å kombinere langsiktig retning med fleksibilitet i gjennomføringen, slik at planer kan justeres underveis når ny innsikt oppstår eller forutsetninger endrer seg.

– Det vi gjør her i kommunen nå er både ambisiøst og fremtidsrettet. Det handler ikke bare om hva vi jobber med, men hvordan vi organiserer arbeidet, samarbeider på tvers og lærer underveis. Strukturen gir rom for både ansvar, læring og faktisk fremdrift, sier Ødegård.

Gjennom våren jobber studentene i fire programperioder (PI-er), hver med tydelige mål og milepæler. Innenfor hver periode organiserer teamene arbeidet sitt i kortere arbeidsintervaller, tilpasset egen arbeidsrytme.
Ved slutten av hver periode presenterer teamene hva de har oppnådd, hvilke valg de har gjort underveis, og hva de forplikter seg til i neste periode.

Teknologirådgiver og veileder Rune Ødegård gir UiA-studentene en innføring i prosjektmetodikken som skal benyttes under vårens prosjektarbeid.

Nybrottsarbeid

Bachelorstudent Oliver Gyve tror det blir et lærerikt semester.

– Erfaringene tror jeg vil være veldig relevante når jeg skal ut i arbeidslivet, spesielt det å jobbe agilt, sier 22-åringen, som er teamleder for teamet som skal jobbe med digitale kontaktflater mot publikum.

Denne agile tilnærmingen til forskning og utvikling er reativt ny i kommunal sammenheng, og Kristiansand kommune har sendt et innspill til statlige myndigheter i form av en rapport som forteller hvordan kommuner kan strukturere arbeidet med kunstig intelligens (KI), digital innovasjon og teknologiutvikling på en måte som gir reell verdi innen plan-, bygg- og geodatasektoren.

– Så mye som mulig av det vi gjør her i Kristiansand skal ha en betydning nasjonalt, det skal kunne tas videre i en nasjonal målestokk, presiserer Rune Ødegård.

Alt henger sammen med alt

– Det overordnede målet med studentprosjektene er å løfte byggesak. Hos Plan og bygg henger alt sammen med alt. Det betyr at forbedringer omtrent hvor som helst vil løfte byggesak. Vi anser også publikum til å ha samme behov som våre saksbehandlere i byggesøknadsprosessen, understreker Dagfinn Øksendal, teknologirådgiver hos Plan og bygg og koordinator for vårens studentprosjekter.

Men det handler også om rekruttering.

– Vi streber etter å trekke de kloke hodene til Sørlandet og beholde dem her, slik at vi kan få nytte av kunnskapen og kompetansen deres. Tenk hvilken innovasjon det kan føre med seg! sier teknologirådgiveren engasjert.