Er dette for migrering, arkiv eller nye rutiner?
Kort svar: Ja – det er alle disse tingene.
Utdyping:
Rydding i eksisterende EPJ er helt sentralt for at overgangen til nytt system skal bli vellykket.
Migrering til ny EPJ: Data som tas med videre til nytt system skal være oppdatert, korrekt og relevant. Det er verken hensiktsmessig eller ønskelig å overføre feil, duplikater, utdatert informasjon eller «støy» inn i nytt system.
Depot og innsyn: Det samme gjelder data som skal leveres til depot i forbindelse med bevaring og innsyn. Overflødige data gir liten verdi, og kan øke både kompleksitet og kostnader. Eventuelle innsynsløsninger vil være volumbaserte (GB), og datamengden har derfor direkte betydning for kostnad.
Gode rutiner fremover: Ryddingen bidrar til bedre kvalitet i både dagens EPJ-system og det nye. Det vil samtidig legge grunnlaget for gode, standardiserte rutiner. Felles rutiner, malverk og arbeidsprosesser for det nye systemet vil bli utarbeidet som del av prosjektet når vi vet hvilket leverandør og system vi får. Forberedelse til endring: Ryddingen er også et viktig virkemiddel for å involvere ansatte tidlig og gjøre organisasjonen bedre forberedt på endringen som kommer. Dette er et konkret og nyttig bidrag inn i endringsarbeidet. .
Fristen er satt for å sikre at kommunene kommer i gang med ryddingen i god tid.
Erfaring viser at rydding lett blir utsatt dersom det ikke settes en tydelig frist.
Rydding som gjøres for sent – tett opp mot implementering – vil konkurrere med opplæring, testing og andre krevende aktiviteter.
En tidlig innsats gir bedre kvalitet og mindre stress senere i prosjektløpet.
Det er viktig å presisere at rydding ikke er en engangsaktivitet. Selv om det er satt en frist, må systemet også vedlikeholdes og holdes ryddig etter dette.
Nei – første prioritet er aktive brukere og aktive journaler.
Dette er den viktigste delen av ryddearbeidet, og det er her kommunene skal legge hovedinnsatsen.
I tillegg anbefaler prosjektet at kommunene rydder så langt kapasiteten tillater, også i:
særlig der informasjonen fortsatt kan være relevant i forbindelse med innsyn.
Journaler for døde og inaktive brukere kan også være aktuelle å rydde i, der det er hensiktsmessig.
Bakgrunnen er at:
slike journaler fortsatt kan bli gjenstand for innsyn
kvalitet og relevans på dataene er viktig også her
Omfanget av denne ryddejobben må tilpasses kommunens kapasitet, men prosjektet anbefaler å rydde der det gir tydelig verdi.
Ryddingen er sterkt anbefalt fra prosjektet, fordi den gir stor gevinst både på kort og lang sikt. Den er avgjørende for kvaliteten på dataoverføring (migrering), arkivleveranser og videre bruk av nytt EPJ-system.
Prosjektet har forståelse for at kommunene har ulik kapasitet. Det viktigste er at:
Jo mer som er ryddet før migrering, desto bedre blir resultatet i ny løsning.
Kommunene har selv ansvar for gjennomføring av ryddearbeidet lokalt, hvor det er opp til hver kommune å utnevne en «ryddeansvarlig». I flere av kommunene er ryddeansvarlig også mottaksansvarlig for prosjektet. Prosjektet har utarbeidet:
for å støtte kommunene i arbeidet og sikre en mest mulig lik tilnærming.
De største gevinstene er: