Organisasjon

Utvikling av tverrsektoriell kompetanse og kultur for å ta i bruk og utnytte gevinstene av ny teknologi er et hovedfokus for organisasjonssektoren de neste fire årene.

Organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland og leder for KR-IKT, Kari Røskaft, ser nødvendigheten av et politisk og administrativt styringsverktøy for å få hele den kommunale organisasjonen over i den digitale verden. Illustrasjonsfoto: Svein TybakkenOrganisasjonsutvikling for digitalisering

– Digitalisering av tjenester handler ikke bare om teknologi. Vi har hatt mye fokus på systemer og teknikk. Nå er vi, og da mener jeg hele den kommunale organisasjon på tvers av sektorene, moden for å komme oss videre. Vi må ha en kompetent organisasjon med brukerperspektiv og digital forståelse slik at vi innretter oss for å jobbe på helt andre måter enn det vi har gjort. Vi må endre oss og i større grad spørre oss hvordan brukeren vil ha det.

Det sier organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland. Hun har bedt konsulentfirmaet Agenda Kaupang se nærmere på nå-situasjonen for Kristiansand kommune når det gjelder å ta i bruk og utnytte nye digitale løsninger. Agenda Kaupang viser i sin rapport, som er datert 16. september 2016, til at Kristiansand kommune er offensive i satsingen på e-helse og løsninger som blant annet SvarUt. Men de peker på at utstrakt bruk av delegasjon er et hovedproblem for enhetlig, digital utvikling.

Sterk delegering

I sin rapport, skriver Agenda Kaupang følgende i innledningen: «Som følge av en sterk delegering til sektorene og mangelfull porteføljestyring ser det ut til at kommunen ikke evner å prioritere og gjennomføre tiltak som gir størst gevinst for kommunen som helhet.»

Hverken organisasjonsdirektøren eller leder for KR-IKT, Kari Røskaft, er overrasket over konklusjonene i rapporten fra Agenda Kaupang.

– Digitaliseringsprogrammet har til nå satset på å få på plass felles IKT-arkitektur og løsning som håndterer integrasjoner og informasjonsutveksling mellom systemer og arbeidsprosesser. Det løsner nå. Fokuset framover vil være mer på utvikling av organisasjonens kompetanse – hvordan anvende og utnytte den nye teknologien, sier Kari Røskaft.

Lederen for IKT-tjenesten i Kristiansand kommune har fagansvar for digitaliseringsprogrammet. Hun bistår organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland i høst med å fremme et forprosjekt med den hensikt å få etablert et politisk og administrativt styringsdokument for digitaliseringsarbeidet og omstillingsprosessen som må til.

Sikre bedre prioritering

– Det politiske styringsdokumentet skal forankre nødvendige prinsipper og prioriteringer for en digital omstilling i Kristiansand kommune og sikre en bredere forståelse blant politikerne. Det administrative styringsdokumentet skal være førende for omstillingen i hele organisasjonen og sikre at vi prioriterer de riktige tiltakene, på de riktige områdene, på rett måte og så effektivt som mulig, sier organisasjonsdirektøren.

– Nå må det prioriteres. Vi må jobbe smartere. Vi blir færre hender til å utføre tjenester. Ny teknologi kan gi store besparelser og lettelser i integrasjonen med innbyggerne, sier organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland.

Hovedutfordringer

Organisasjonssektoren har ansvaret for interne støttetjenester til hele kommunen og publikumsrettede oppgaver i Servicetorvet, samt interkommunalt ansvar for KR-IKT (Kristiansandsregionens kommunale IKT-tjeneste). Sektoren har ansvar for gjennomføring av kommune-, fylkesting- og stortingsvalg, samt felles løsninger innenfor IT, kommunikasjon, dokumentforvaltning og personalområdet.

Kristiansand kommune har en ambisjon om å være en regional drivkraft innenfor digitalisering og IKT. Sektoren har hovedansvaret for Digitaliseringsprogrammet, som består av flere prosjekter som blant annet skal bidra til digitalt førstevalg for kommunens innbyggere. Det er en viktig og stor utfordring å få alle kommunens innbyggere til å ta i bruk digital postkasse, der kommunenes infrastruktur legger til rette for sikker og fleksibel digital samhandling med innbyggere og næringsliv.

  • Organisasjonssektoren består av følgende enheter:
  • Politisk og administrativt sekretariat
  • Servicetorvet
  • Personal inkl. bedriftshelsetjeneste (BHT) og lærlingekontor
  • KR-IKT, Kristiansandsregionens interkommunale IKT-samarbeid, for Lillesand, Songdalen, Iveland, Birkenes og Kristiansand
  • Kommuneadvokaten
  • Kommunikasjon
  • Dokumentsenter

Per september 2016 hadde Organisasjonssektoren 142,5 årsverk fordelt på 149 ansatte, herav 83 kvinner og 66 menn.

Politisk og administrativt sekretariat

Enheten har en sentral rolle i å utvikle gode rutiner og yte gode tjenester til politisk og administrativ ledelse, samt sektorstabene i Rådhuskvartalet. Enheten er i stadig endring. Ett av funnene i gevinstrealiseringsprosessen var at avdelingen har noe ledig kapasitet, derfor er rammen blitt nedjustert med ett årsverk. I tillegg yter enheten tjenester til stadig flere avdelinger i Rådhuskvartalet, som også omfatter sekretariat for eksempelvis Frivillighetsprisen, TV-aksjonen, arbeidsmiljøutvalg og husråd. Kommune-, fylke- og stortingsvalg er en krevende og viktig oppgave for kommunen, der elektronisk manntallsavkryssing på valgdagen nå gjøres tilgjengelig for alle kommuner. Kristiansand kommune er ivrige etter å ta i bruk ny teknologi og effektivisere manuelle prosesser. Etter kommunevalget har enheten også ansvar for konstituering og sammensetning av politiske råd og utvalg, med tilhørende sekretariatsfunksjon i valgperioden.

Servicetorvet, inkl. skjenkesaker, 17. mai, arrangement og turistinformasjon

Det er et overordnet mål for Servicetorvet å være; «Landets beste Servicetorv i Landets mest publikumsvennlige bygg på de til en hver tid gjeldende tjenester mot publikum».
Det er en utfordring å få alle sektorer og ansatte til å samhandle, utnytte lokalene i Rådhuskvartalet, ta i bruk ny teknologi, slik at interne- og eksterne tjenester blir effektive og brukervennlige. Servicetorvet skal bidra til digitaliseringsprosjektene, som vil gi økt brukervennlighet og effektivitet. Det gjelder alle tjenester som utføres fra Servicetorvet, som vil si innenfor byggesak, kultur, barnehage, småbåthavn, skjenkekontroll, flerkulturell rådgivning, arrangement, regnskap/lønn, kemner og Turistinformasjon, samt arrangementene 17. mai og Kulturnatta.

På så mange tjenester som mulig er det fokus på effektiviseringmuligheter som følge av digitalisering. Sericetorvet er opptatt av å digitalisere elektroniske søkeprosesser for blant annet bevillinger, nabolister, ledsagerbevis, søknad om småbåtplasser og foreldreredusert betaling. Tjenester i
Servicetorvet er inne i en evalueringsprosess i 2016 og ser på tjenester, organisering og kompetanse i enheten. Det er en utfordring å utrede og vurdere om enheten leverer riktige tjenester, i de rette kanalene og med rett kompetanse. Eventuelle endringer skal iverksettes januar 2017.

Personal inkl. bedriftshelsetjeneste (BHT) og Lærlingeavdeling

Personal bistår kommunens sektorer og enheter på flere utfordringsområder, der lavere sykefravær, lavere andel deltidsansatte, inkluderende arbeidsliv og interne omstillingsprosesser er sentrale. En viktig oppgave fremover vil være å bidra til digitalisering blant annet ved å ta i bruk «KS læring - elæringsplattform» i løpet av høsten 2016, hvor man vil kunne tilby kurs og opplæring digitalt. I tillegg arbeides det med nye moduler for fravær og oppfølgingsvarsler til ledere i Visma HRM (personalsystem), som vil effektivisere arbeidsprosesser i kommunen.

Enheten har gjennomført en gevinstrealiseringsprosess i 2016. Arbeid fremover vil være å følge opp tiltakene som kom frem der. Et av tiltakene har vært å flytte en stilling som HMS-rådgiver (helse-miljø og sikkerhet) fra BHT til Organisasjonsdirektøren som en overordnet rådgiver. Dette er gjennomført høsten 2016.

Lærlingeavdelingen i Personalenheten har til enhver tid mellom 110 og 120 løpende lærlingekontrakter. Det er ulike tilskudd fra fylkeskommunen avhengig av hvilke type lærlinger som kommunen tar inn. Dette gir noen utfordringer i forhold til økonomiske budsjettforutsetninger. Kommunen har ledelsen i prosjektet «Menn i Helse» som gir ekstra utfordringer med å finansiere flere lærlingeplasser. Målet er å øke til 130 lærlinger i 2017.

KR-IKT

KR-IKT, Kristiansandsregionens kommunale IKT-tjeneste, skal ivareta deltakerkommunenes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi. KR-IKT skal bidra til å fremme utvikling av tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester i deltakerkommunene. KR-IKT består av kommunene Kristiansand, Birkenes, Lillesand, Songdalen og Iveland. Kristiansand kommune har et hovedansvar for samarbeidet, ettersom Kristiansand har ledelse- og arbeidsgiveransvar for ansatte i KR-IKT, samt driften. KR-IKT ble formelt etablert 1. mai 2014, men for handlingsprogramperioden vil det fortsatt være mye fokus på videre etableringsaktiviteter. Dette må skje i tråd med den pågående politiske prosessen med å utrede ny kommunestruktur, og de betingelsene dette gir for den videre etablering av samarbeidet.

KR-IKT har utfordringer knyttet til følgende områder:

  • Opprettholde tilstrekkelig fremdrift i videre digitalisering av tjenestene for Kristiansand kommune.
  • Parallelldriften av tre driftsmiljøer, med felles driftsmiljø for Kristiansand og Songdalen, i tillegg egne lokale dataparker for hhv. Lillesand og Birkenes.
  • Samordning av samarbeidets tjenesteutviklingsbehov, og etablering og forvaltning av en felles IKT-prosjektportefølje.

Kommunikasjon

Internett-portalen for Kristiansand kommune gir god tilgjengelighet fra mobiltelefoner, nettbrett og PC, bedre presentasjon av tjenestene og en langt bedre søkefunksjonalitet. Det er et kontinuerlig mål å heve kvalitet og tilgjengelighet på informasjon for publikum. Eksterne evalueringer, egne analyser, tilbakemelding fra brukere og samarbeid med alle sektorene er viktig i dette arbeidet. Det arbeides blant annet også med å øke andelen elektroniske skjema på nett i samarbeid med andre enheter, og å tilpasse skjema til å kunne brukes på mobil. Det prioriteres også en oppgradering av intranett med en forbedring av publiseringsløsning og søkefunksjon, slik at informasjonsflyten blir best mulig for kommunens ledere og ansatte.

I handlingsprogramperioden vurderes det om kommunen skal fortsette å drive et eget trykkeri når nåværende husleieavtale utgår, eller om trykkeritjenester bør kjøpes med bestiller kompetanse i enheten. Kommunikasjon arbeider også for å bedre utnytte de mulighetene som sosiale medier gir for å kommunisere eksternt.

Kommuneadvokaten

Kommuneadvokatens kontor har omtrent halvparten av oppdragene knyttet til bistand til sosialsektoren/barnevern, i tillegg til ulike juridiske tjenester i kommuneorganisasjonen. Oppdragsmengden er økt betydelig etter etableringen av felles Knutepunkt-barnevern. Kommuneadvokatkontoret har et inntektskrav på 0,5 mill. kr for bistand til kommunens egne investeringsprosjekter, kommunale selskaper/foretak og nærliggende kommuner, som kan bli utfordrende med lavere investeringsnivå.

Dokumentsenteret

Dokumentsenteret har ansvar for drift og utvikling av sak/arkivsystemet Public 360 og å bidra til flere integrasjoner med ulike fagsystemer i sektorene, som også sikrer godkjent elektronisk lagring i godkjent arkivkjerne. Dokumentsenteret har også ansvar for å påse at kommunens papirarkiver sikres.

Når digital meldingsboks og elektronisk samhandling med innbyggerne i kommunene er på plass, kan Organisasjonssektoren ta ut gevinster i samarbeid mellom dokumentsenter, KR-IKT og kommunikasjonstjenesten. Public 360 er tilrettelagt for elektronisk dokumentutveksling via meldingsboks. Tidsbruken antas å være størst ved opplæring av saksbehandlerne og til informasjon overfor publikum. Gevinsten vil i hovedsak være kortere saksbehandlingstid og lavere portokostnader.

Flere kommunale fjernarkiver ordnes og katalogiseres i lokaler hos IKAVA - interkommunalt arkiv Vest-Agder (IKS) som avtalt i handlingsprogramperioden.

Dokumentsenteret leverer fortsatt arkivtjenester til flere kommunale og interkommunale selskaper. Alle selskapene drar nytte av kommunens digitale utvikling slik at også deres saksfelt tilrettelegges for elektronisk samhandling. Oppdragsmengden er økt betydelig etter etableringen av felles Knutepunkt-barnevern.

Hovedprioriteringer

Organiseringen og tilretteleggingen for styring av digitaliseringsarbeidet er en viktig rolle for kommunens ledelse. Organisasjonssektoren har et hovedansvar for digitaliseringsprogrammet. Nåsituasjonen for digitalisering i kommunen er kartlagt, som første del av et forprosjekt til Kristiansands kommunes satsing på digitale tjenester. Det videre arbeidet vil være å ta tak i problemstillingene som er trukket frem i denne nå-analysen og finne gode løsninger for hvordan Kristiansand kommune skal jobbe med digitalisering. Det inkluderer:

  • Etablere et målbilde for digitalisering i Kristiansand kommune som besvarer hvor kommunen skal.
  • Etablere overordnede føringer for prioritering og styring av digitaliseringsarbeidet, herunder finansiering.

Parallelt med dette arbeidet jobbes det kontinuerlig med å få på plass nye selvbetjeningsløsninger ved bruk av blant annet kommuneportal og bedre tilgjengelighet til kommunens arkiver. Dette skal gi innbyggerne raskere svar og bedre mulighet til å hjelpe seg selv. Det er også en målsetting å få alle kommunens innbyggere til å ta i bruk digital postkasse, der kommunens SvarUT-løsninger skal erstatte vanlig postutsendelse til innbyggerne og andre adressater.

Antall lærlinger og lærekandidater foreslås økt til 130 i regi av kommunens lærlingeavdeling, og det tas sikte på utvide virksomheten på fagområder innenfor Teknisk sektor, som fylkeskommunen etterspør på vegne av næringsliv og lærekandidater.

Kommunikasjonstjenesten skal prioritere videreutvikling av kommuneportalen og legger opp til en oppgradering av intranett, i samarbeid med KR-IKT. Formålet er å gi bedre informasjon for innbyggere og ansatte, og gi mulighet for bedre samhandling eksternt og internt i kommunen.

Organisasjonssektoren vil bidra i det videre arbeide med effektivisering gjennom bruk av interne team/ gevinstrealisering i flere enheter/tjenester i Rådhuskvartalet. Personalenheten har også et ansvar for å bidra til sektorenes oppfølgingsbehov på personalområdet, og spesielt sektorenes utfordringer med sykefravær, deltidsproblematikk, organisasjons- og ledelsesutvikling.

Innsparingstiltak

Det er lagt til grunn følgende innsparingstiltak i perioden:

Det er i vedtatt HP 2016-2019 forutsatt besparelser i personalenheten fra 2017 som følge av lavere bemanning etter naturlig avgang kombinert med reduksjon av 1 årsverk som følge av gevinstrealiseringsprosjekt i enheten. Samtidig må det tas høyde for finansiering av økte AFP-kostnader i 2017, som er beregnet til 0,437 mill. kr utover sektorens AFP-budsjett i 2016 på 1,581 mill. kr. Dette gjelder i hovedsak AFP-uttak for tidligere ansatte i personalenheten.

Foreløpige utredninger kan indikere besparelser ved fremtidig valg av organisering av kommunens bedriftshelsetjeneste, men dette må avklares nærmere. Det synes ikke tilrådelig å redusere enheten ytterligere.

Investeringsbudsjett

Det er satt av 12,350 millioner kroner i programperionden til oppgraderings- og reinvesteringstiltak som skal gi bedre styring av trafikken mot serverne til helse- og sosialsektorens nettverk. Bevilgningen skal dekke reinvestering og oppgradering av dagens Sharepoint-løsning som passerer fem års levetid i 2017. Dette har betydning for funksjonalitet i Sharepoint, Exchange og Office for alle sektorene. I tillegg vil investeringsprosjektet bidra til en nødvendig oppgradering i kommunens datarom.

Det er også avsatt åtte millioner kroner til IKT-kapasitet og sikkerhet. Prosjektet er en samling av tidligere investeringsprosjekter til sikkerhetsforbedring og kapasitetsforbedring på sentral infrastruktur i KR-IKT. Kartlegging har vist et behov for å bytte ut blant annet hovedbrannmurer, hovedrutere, diverse servere og utvidelse av backup.

Digitaliseringsprogrammet har 10 millioner kr i programperioden. Midlene skal bidra til økt selvbetjening på nett for innbyggere og næringsliv og økt satsing på digitale skjema på nett som er integrert med fagsystem og tilgjengelig via ID-porten. Programmet krever bruk av personalressurser, ekstern bistand og ny programvare/utstyr.

Vedlegg - organisasjon

Forslag til handlingsprogram 2017-2020 - organisasjon

 

Vedlegg og lenker

Vedlegg - forslag HP 2017-2020

Viktig bakgrunnsmateriale

Aktuelt og nyttig

Snarvei til sektorer

Si din mening

Budsjettforslaget ble lagt fram for bystyret onsdag 26. oktober. Du har sjansen til å si din mening om forslaget fram til 13. november. Alle innkomne svar overleveres til ordfører og varaordfører og distribueres til alle gruppelederne i de politiske partiene.

Si din mening

Forfatter: Svein Tybakken
Publisert: 26.10.2016 17:00
Sist endret: 26.10.2016 16:35