Organisasjon

Digitaliseringsprogrammet de neste fire årene ledes av organisasjonssektoren og har som visjon å ha integrerte, elektroniske tjenester som gir innbyggeren og kunden et digitalt førstevalg.

Regional drivkraft for digitale tjenester

Også i 2016 vil Kristiansand kommune oppfordre innbyggerne til å skaffe seg digital postkasse for å få rask og ressursbesparende post fra kommunen. Foto: Charlotte Åsland Larsen

– Kristiansand kommune har ambisjon om å være en regional drivkraft innenfor digitalisering og IKT. Digitaliseringsprogrammet involverer alle enheter i organisasjonssektoren, spesielt det interkommunale KR-IKT, som har prosjektledelsen. Sammen har vi et ansvar for at hele kommunens organisasjon skal lykkes i å utvikle gode, digitale tjenester. Det er satt av 12 millioner kroner i prosjektperioden. Jeg overbevist om at vi raskt skal utvikle oss digitalt slik at innbyggere og næringsliv vil oppleve at Kristiansand kommune blir enklere å kommunisere med på flere måter.

Gode tjenester

Det sier organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland, og legger til:

­– For at alle skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må vi legge til rette slik at de interne systemene våre kommuniserer godt seg imellom. Digitaliseringsprogrammet betyr en helhetlig satsing på digital utvikling og skal sikre prosjekter som støtter digital dialog med innbyggere og digitale verktøy i tjenesteytingen. Også i 2016 vil vi oppfordre innbyggerne til å skaffe seg digital postkasse for å få rask og ressursbesparende post fra kommunen, sier Berglund Åsland.

Er i gang

Organisasjonsdirektøren peker på at kommunen allerede er godt i gang med digitaliseringsjobben. SvarUt er kommunens digitale løsning for utsendelse av digital post. Dette er i gang fra Kemnerkontoret og tas om kort tid i bruk både i plan-, bygg- og oppmålingsetaten og oppvekstsektoren.

Fullintegrerte, digitale skjema med sikker pålogging via ID-porten, utvikles i disse dager for å få størst mulig gevinst av at stadig flere innbyggere benytter seg av kommunens tjenester på nett.

Mange fagsystemer

– Kommunen har mange fagsystemer som skal «snakke med hverandre» og KR-IKT er godt i gang med arbeidet med en felles IKT-arkitektur og en løsning som håndterer integrasjoner og informasjonsutveksling mellom systemer og arbeidsprosesser. Dette er en forutsetning for at vi skal klare å digitalisere og effektivisere våre arbeidsprosesser, sier Berglund Åsland, som legger til at satsingen betyr at det blir behov for kompetanseheving, innføring av metodeverk og kartlegging av prosesser. 

– Digitaliseringsprosessen påvirker ressursbruken og prioriteringen i alle enheter i sektoren og setter krav til samhandling internt i organisasjonssektoren, men ikke minst også mellom sektorene. Vi skal, som sektoren for interne tjenester, gjør vårt beste for at dette samarbeidet skal gå så smidig og effektivt som mulig, sier organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland. 

Per september 2015 hadde organisasjonssektoren 133 årsverk fordelt på 142 ansatte, herav 81 kvinner og 61 menn. Sektoren består av følgende enheter:

  • Politisk og administrativt sekretariat
  • Servicetorvet
  • Personal inkl. bedriftshelsetjeneste (BHT) og lærlingekontor
  • KR-IKT, Kristiansandsregionens interkommunale IKT-samarbeid,
  • Kommuneadvokaten
  • Kommunikasjon
  • Dokumentsenteret

Hovedutfordringer

Organisasjonssektoren har hovedansvaret for kommunens satsing på digitalisering. Det såkalte Digitaliseringsprogrammet består av flere prosjekter som blant annet skal bidra til et digitalt førstevalg for kommunens innbyggere. I 2016 videreføres arbeidet med å få kommunens innbyggere til å ta i bruk digital postkasse. Infrastrukturen for å sikre sikker og fleksibel digital samhandling med innbyggere og næringsliv optimaliseres.  Videre jobbes det med etablering av DIFIs «id-Porten» og «MinSide» på kommuneportalen.   

Dette betyr behov for kompetanseheving, innføring av metodeverk og kartlegging av prosesser.  Det pågående arbeidet med digitalisering påvirker ressursbruken og prioriteringen i alle enheter i sektoren og setter krav til samhandling internt i sektoren, men også mellom sektorer.

Politisk og administrativt sekretariat

Enheten har en sentral rolle i å utvikle gode administrative rutiner og yte administrative tjenester til administrativ- og politisk ledelse og sektorstabene i Rådhuskvartalet. Enheten yter også tjenester til de politiske utvalgene. Det er gjennomført et gevinstrealiseringsprosjekt i 2015 hvor de tjenestene som tilbys ble avstemt i forhold til enhetens kompetanse og ressurser. Som et resultat av dette har enheten fått et innsparingskrav tilsvarende ett årsverk.

Enheten har også hovedansvar for å gjennomføre valg annethvert år. Dette er en krevende og viktig oppgave for kommunen. Endringer i valgloven og forskrifter gir utfordringer med å rekruttere nye valgmedarbeidere, gi opplæring og følge opp utvikling med økt bruk av elektroniske hjelpemidler i forbindelse med valggjennomføringen. I tillegg har enheten i forbindelse med kommunevalget ansvar for konstituering og sammensetning av politiske råd og utvalg.

Servicetorvet

Servicetorvet har ansvar for service- og vertsfunksjoner for kommunens innbyggere. Det er et overordnet mål for Servicetorvet at «Kristiansand kommunes nye administrasjonslokaler skal fremstå som de mest publikumsorienterte i landet». De fleste fagsektorene har tjenestelevering og saksbehandling i Servicetorvet.

Det er en utfordring å få alle sektorer og ansatte til å samhandle, utnytte lokalene i Rådhuskvartalet og ta i bruk ny teknologi slik at interne- og eksterne tjenester blir effektive og brukervennlige. Servicetorvet skal bidra til digitaliseringsprosjektene, som vil gi økt brukervennlighet og effektivitet.

Servicetorvet skal innen 1. september 2016 evaluere ordningen med at enheten sorterer under to sektorer, teknisk og organisasjon. Parallelt skal Servicetorvet utrede løsningen der hele enheten sorterer under organisasjonsdirektøren.

Personal inkl. bedriftshelsetjeneste (BHT) og lærlingekontor

Enheten er i endring, ettersom flere ansatte går over i pensjon, samtidig som enheten deltar i gevinstrealiseringsprosjektet. Det arbeides med rekruttering av nye rådgivere innenfor enhetens rammer og i tråd med forventninger og behov i sektorene. Personal skal bidra til digitalisering eksempelvis i ansettelsesprosesser ved å ta i bruk «KommIT-elæringsplattform». I tillegg arbeides det med nye moduler for personalmelding, fravær og oppfølgingsvarsler til ledere i Visma HRM (personalsystem), som vil effektivisere arbeidsprosesser i kommunen.

Lærlingetjenesten har stor aktivitet. Det foreslås at bemanning styrkes med et årsverk ved intern finansiering eller redusert kjøp av tjenester. Det kan gjøre det mulig å ta inn 25 nye lærlinger samtidig som 5-10 lærlinger i teknisk sektor kan følges opp av kommunens eget lærlingekontor. Kommunen har ca. 200.000 kr i nettoutgifter til ny lærling, og 20 nye lærlinger vil koste ca. 4 mill. kr. I første omgang kan tjenesten dekke inn fem nye lærlinger dersom kapasiteten på tjenesten økes med 1 årsverk. 

KR-IKT

KR-IKT, Kristiansandsregionens kommunale IKT-tjeneste, skal ivareta deltakerkommunenes drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi. KR-IKT skal bidra til å fremme utvikling av tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester i deltakerkommunene.

Det er betydelig aktivitet på prosjektområdet i perioden pga. oppgradering av eksisterende IT-systemer og infrastruktur og behov for nye teknologiske løsninger og systemer. Gjennomgang av arbeidsprosesser viser behov for ny anvendelse av ikt som støtteverktøy, samt at det er økt fokus på sikkerhetstiltak.

Kommunikasjon

Ny portal for Kristiansand er utviklet og ble lansert i mars 2015. Oppgraderingen gir god tilgjengelighet fra mobiltelefoner, nettbrett og PC, bedre presentasjon av tjenestene, og en langt bedre søkefunksjonalitet. Det er et mål å kontinuerlig heve kvalitet og tilgjengelighet på informasjon for publikum. Eksterne evalueringer, egne analyser, tilbakemelding fra brukere og samarbeid med alle sektorene er viktig i dette arbeidet. Det arbeides blant annet også med å øke andelen elektroniske skjema på nett i samarbeid med andre enheter, og å tilpasse skjema til å kunne brukes på mobil.

Det prioriteres også en oppgradering av publiseringsløsning med god søkefunksjon på intranett slik at informasjonsflyten blir best mulig for kommunens ledere og ansatte. I tillegg arbeides det med styrking av kommunikasjonskompetansen i organisasjonen ved kurs og rådgivning.

Kommunikasjon arbeider for å bedre utnytte de mulighetene som sosiale medier gir for å kommunisere eksternt. Dette gjelder både for nyhetsstoff og for markedsføring av kommunens som arbeidsgiver og ledige stillinger i samarbeid med personalenheten.

Kommuneadvokaten

Kommuneadvokatens kontor har omtrent halvparten av oppdragene knyttet til bistand til sosialsektoren/barnevern, i tillegg til ulike juridiske tjenester i kommuneorganisasjonen. Det blir økt oppdragsmengde etter etableringen av felles Knutepunkt-barnevern. Kontoret er også finansiert av inntjening fra prosjekter internt i kommunen, kommunale selskaper/foretak og nærliggende kommuner. Det forventes færre oppdrag i forbindelse med bistand til kommunale investeringsprosjekter, ettersom kommunale investeringer reduseres.

Dokumentsenteret

Dokumentsenteret har ansvar for drift og utvikling av sak/arkivsystemet Public 360 og å bidra til flere integrasjoner med ulike fagsystemer i sektorene, som også sikrer godkjent elektronisk lagring i godkjent arkivkjerne. Dokumentsenteret har også ansvar for å påse at kommunens papirarkiver sikres.

Når digital kommunikasjon med innbyggerne er på plass, kan organisasjonssektoren ta ut gevinster i samarbeid mellom dokumentsenteret, KR-IKT og kommunikasjonsenheten. Public 360 er tilrettelagt for elektronisk dokumentutveksling via meldingsboks. Tidsbruken antas å være størst ved opplæring av saksbehandlerne og til informasjon overfor publikum. Gevinsten vil i hovedsak være kortere saksbehandlingstid og lavere portokostnader.

Dokumentsenteret har også ansvar for kommunens øvrige arkivsystemer.  Fagsystemene for klientsaker innen helse- og sosial samt oppvekst oppgraderes slik at vi får godkjente fullelektroniske arkiver også her. I tillegg til at dette frigjør saksbehandling via papirarkivene, så tilrettelegger det for elektronisk samhandling med innbyggerne også via disse systemene. Leverandør forventes å ha løsning for SvarUT for klientsystemene på plass i løpet av 2016. 

Innsparinger

Det er lagt til grunn vedtatte rammer i handlingsprogram 2016-2019, og med følgende nye innsparingstiltak fra 2016:

 

Politisk og administrativt sekretariat

Enheten har gjennomført gevinstrealiseringsprosjekt med bruk av internt team, og en av effektene av etter kartlegging og analyse av tjenestene gir mulighet for innsparing av et årsverk.

Servicetorvet

Det er forutsatt i tidligere vedtatte handlingsprogram at Servicetorvet kan gjennomføre innsparing med noe lavere bemanning som følge av økt digitalkommunikasjon med innbyggerne, selvbetjeningsløsninger og økt samarbeid/mer effektive rutiner på tvers av teamene i enheten. Det er en utfordring å ta ut økte bemanningsmessige gevinster før evaluering av nåværende organisasjonsmodell er foretatt innen sept. 2016, og endelig organisering av enheten er klar. Med dette menes at alle ansatte i Servicetorvet er organisert under samme sektor, organisasjonssektoren. I dag er 9 ansatte organisert under teknisk sektor.

Dokumentsenteret

Dokumentsentret forventes å få en innsparing på 200.000 kr. etter innføring av SvarUT, som vil medføre raskere postgang, bedre tjenestekvalitet og spart porto når kommunens forsendelser åpnes elektronisk av innbyggere og næringsdrivende.

Personal

Personal forutsettes å få besparelser fra 2017 som følge av lavere bemanning ved naturlig avgang.

Investeringer

Det er satt av 12 millioner kroner i handlingsprogramperioden til det såkalte Digitaliseringsprosjektet. Det skal bidra til økt selvbetjening på nett for innbyggere og næringsliv, samt økt satsing på digitale skjema på nett som er integrert med fagsystem og tilgjengelig via ID-porten. Prosjekt krever bruk av personalressurser, ekstern bistand og ny programvare/utstyr.

IT kapasitet og sikkerhet

Prosjektet er en samling av tidligere investeringsprosjekter til sikkerhetsforbedring og kapasitetsforbedring på sentral infrastruktur i KR-IKT. Gjennomgang viser behov for å bytte ut blant annet hovedbrannmurer, hovedrutere, diverse servere og utvidelse av backup.

Vedlegg - organisasjon

Forslag til handlingsprogrammet 2016-2019 – organisasjon

Vedlegg og lenker

Vedlegg - forslag HP 2016-2019

Viktig bakgrunnsmateriale

Aktuelt og nyttig

Snarvei til andre sektorer

Si din mening

Budsjettforslaget ble lagt fram for bystyret onsdag 28. oktober. Du har sjansen til å si din mening om forslaget fram til 13. november. Alle innkomne svar overleveres til ordfører og varaordfører og distribueres til alle gruppelederne i de politiske partiene.

Si din mening

Forfatter: Svein Tybakken
Publisert: 28.10.2015 17:00
Sist endret: 28.10.2015 16:49