Veiledning ved sykefravær

Veiledning ved sykefravær

Roller ved sykefravær

Leders ansvar
  • Hovedansvar for å følge opp og eventuelt tilrettelegge for sykmeldte medarbeidere
  • Ta initiativ til og gjennomføre den første sykefraværssamtalen senest dag 5
  • Sørge for utfylling av dokumentasjon, vurdering og iverksetting av nødvendige tiltak
  • Har taushetsplikt om den informasjon som blir gitt i forbindelse med sykefraværet dersom ikke annet avtales
  • Skal informere den ansatte om retten til å ta med tillitsperson til dialogmøter og oppfølgingssamtaler
Medarbeiders ansvar
  • Skal tidligst mulig samarbeide med leder om å finne løsninger for å komme raskere tilbake i arbeid (medvirkningsplikt)
  • Delta på dialogmøter og oppfølgingssamtaler, samt bidra i utarbeidelsen av oppfølgingsplanen
  • Levere egenmelding eller legeerklæring.
  • Dersom arbeidstaker ikke er i arbeidsrelatert aktivitet innen 8 uker, må det leveres utvidet legeerklæring selv om det i øyeblikket brukes egenmelding
  • Har rett til å ta med en tillitsperson til dialogmøter og oppfølgingssamtalene
Bedriftshelsetjenesten BHT
  • Kan trekkes inn i oppfølgingsarbeidet fra dag 1
  • Skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold
  • Arbeider forebyggende og helsefremmende
  • Skal ha en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål
  • Delta på dialogmøter når arbeidsgiver eller arbeidstaker ønsker det
Personaltjenesten
  • Lederstøtte i oppfølgingsarbeidet
Tillitsvalgte
  • Ivareta den enkelte ansattes rettigheter
  • Når det er hensiktsmessig, gi arbeidstakerne råd og veiledning og bistå arbeidstaker i dialogen med arbeidsgiver og andre
  • Kan delta på dialogmøtet dersom arbeidstakeren ønsker det
Vernetjenesten
  • Bidra til å gjøre sykefraværsarbeid til en integrert del av HMS-arbeidet
Sykmelder
  • Motivere, stimulere og gi trygghet for aktivitet på arbeidsplassen når det er medisinsk forsvarlig
  • Vurdere gradert (dvs. delvis) sykmelding før full sykmelding
  • Vurdere om det er tungtveiende, medisinske grunner til at arbeidsrelatert aktivitet ikke er mulig
  • Delta på dialogmøte 1 med arbeidsgiver og arbeidstaker etter eventuell innkalling
  • Delta på dialogmøter i NAVs regi etter eventuell innkalling
  • Uttale seg innenfor de rammene som taushetsplikten legger
NAV
  • Er en støttespiller i oppfølgingsarbeidet
  • Utbetaler sykepenger
  • Har ulike arbeidsrettede virkemidler
  • Skal foreslå aktuelle virkemidler som kan bidra til arbeidsrelatert aktivitet
  • Bistand fra NAV arbeidslivssenter

Fra dag 1

Leder
  • Ha kontinuerlig dialog med den sykmeldte. Vis omsorg og vær oppmuntrende.
  • Avklar gjennom samtale innen 5 dager
    • Forventet fraværsperiode
    • Funksjonsevne
    • Behov for tilrettelegging
    • Neste samtale
  • Gjelder ved både egenmelding og legemelding
Medarbeider
  • Melde fra til nærmeste leder (per telefon) første fraværsdag
  • Skal oppgi om fraværet skyldes helt eller delvis forhold på arbeidsplassen
  • Skal opplyse om egen funksjonsevne
  • Skal fylle ut skjema for egenmelding/ levere legemelding
  • Skal opplyse om tidsperspektiv
  • Gjelder ved både egenmelding og legemelding
Administrative oppgaver

1. Egenmelding og sykemelding registreres i HRM (leder/personal)

2. Utarbeid plan for neste samtale/jevnlig kontakt

3. Informere den ansatte om retten til å ta med tillitsperson til samtalene

Veiledning til første fraværssamtale

Du som leder skal avklare følgende:

  • Medarbeiders arbeidsevne
  • Om medarbeideren får nødvendig behandling
  • Forventet lengde på fraværet
  • Hvilke av medarbeiders arbeidsoppgaver må ivaretas under fraværet og hvordan dette praktisk kan løses
  • Er det forhold på arbeidsplassen som er til hinder for at medarbeider kan komme raskt tilbake
  • Tidspunkt for neste oppfølgingssamtale
  • Ved yrkesskade, se HMS-håndbok på intranett

Du som medarbeider skal ha tenkt gjennom:

  • Arbeidsevne og antatt tidsperspektiv på fraværet
  • Hvilke arbeidsoppgaver må ivaretas i fraværet og forslag til hvordan dette praktisk best kan løses
  • Er det forhold på arbeidsplassen som er til hinder for at du kan komme raskt tilbake
  • Hvilke tiltak kan bidra til at du raskest mulig kommer tilbake i arbeid, helt eller delvis
  • Tidspunkt for neste oppfølgingssamtale

Innen 4 uker

Leder
  • Invitere til oppfølgingssamtale (gjelder også dersom den ansatte er gradert sykmeldt).

Vurdere:

  • Arbeidsevne og arbeidsoppgaver
  • Hvorvidt fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen
  • Behov for tilrettelegging
  • Gradert sykemelding
  • Avtale neste møte
Medarbeider
  • Skal delta i utarbeidelse av oppfølgingsplan
  • Plikter å medvirke til å finne løsninger som bidrar til at man kommer tilbake til arbeid, dersom dette er mulig
Administrative oppgaver

1. Utarbeide oppfølgingsplan. Denne skal arkiveres i personalmappen

2. Formidle oppfølgingsplanen til sykmelder og evt. til NAV og BHT ved behov for bistand

Forberedelse til møte om oppfølgingsplan

Leder: Tenk gjennom...

  • Hva er din vurdering av medarbeiders arbeidsevne? Start med å tenke gjennom hvilke arbeidsoppgaver medarbeider har i dag
  • Hvilke oppgaver tror du medarbeider kan utføre?
  • Hvilke oppgaver tror du medarbeider ikke kan utføre?
  • Er tilrettelegging mulig?
  • Er det behov for bistand fra NAV? (fremskyndet dialogmøte, virkemidler, hjelpemidler)
  • Hvis ikke dette er første møte og det allerede foreligger en oppfølgingsplan, gå gjennom den og se hva dere ble enige om

Medarbeider: Tenk gjennom...

  • Hva er arbeidsevnen?
  • Hvilke oppgaver kan utføres?
  • Hvilke oppgaver kan ikke utføres?
  • Hva slags tilrettelegging vil hjelpe?

Innen 7 uker

Leder
  • Innkalle den 100 % sykmeldte til dialogmøte 1 for gjennomgang av oppfølgingsplanen
  • Ved gradert sykemelding gjennomføres dialogmøte 1 ved behov
  • Vurdere løsninger/annen tilrettelegging for å få den sykemeldte tilbake i arbeid
  • Unntak fra dialogmøte 1 kan gjøres i situasjoner der møtet er åpenbart unødvendig, som saker der sykdommen er av en slik art at medarbeideren uansett vil vende tilbake til arbeidet uten behov for tilrettelegging. Eller ved tilfeller med alvorlige sykdommer hvor det fastslås at arbeidstakeren ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeidet

Andre aktuelle aktører i dialogmøtet

    • Bedriftshelsetjenesten BHT
    • Personaltjenesten
    • NAV
    • Sykmelder – arbeidstaker må samtykke dersom sykmelder skal innkalles
    • Tillitsvalgt
Medarbeider
  • Skal delta i dialogmøtet såfremt medisinske grunner ikke forhindrer det
  • Si fra til arbeidsgiver på forhånd hvis du ønsker at sykmelder, BHT og/eller andre støttespillere skal være med på møtet
Administrative oppgaver

1. Formidle oppdatert oppfølgingsplan til sykemelder

2. Ved behov for bistand fra NAV: Sende oppdatert oppfølgingsplan til NAV

Forberedelse til dialogmøte 1

Leder: Tenk gjennom...

  • Hvordan opplever du medarbeiders arbeidsevne og utvikling
  • Evaluere iverksatte tiltak og vurdere nye
  • Husk å sette av tilstrekkelig tid
  • Behov for hjelp fra andre (f.eks. sykmelder, BHT eller personaltjenesten)

Medarbeider: Tenk gjennom...

  • Arbeidsevne, arbeidsoppgaver, hva går bra og hva er vanskelig?
  • Mulig nye tilretteleggingstiltak, effekten av iverksatte tiltak og varigheten på dem
  • Hva skal til for å komme tilbake på jobb, helt eller delvis
  • Behov for hjelp fra andre enn leder (f.eks. sykmelder, BHT, NAV, vernetjenesten)

Ved 8 uker

Medarbeider og leder
  • Ved 8 uker har medarbeider en aktivitetsplikt som innebærer at det skal pågå arbeidsrelatert aktivitet i sykemeldingsperioden. Dersom medarbeider ikke er i aktivitet på arbeidsplassen, stoppes sykepengene fra 8-ukerstidspunktet
  • Dette gjelder kun medarbeidere som er 100 % sykmeldte
  • Unntak kan gis hvis det foreligger tungtveiende medisinske grunner og utvidet legeerklæring

Innen 26 uker

Leder
  • NAV innkaller sykmeldt, arbeidsgiver og sykmelder til dialogmøte 2
  • Oppfølgingsplanen oppdateres og videre tilrettelegging vurderes
  • Ved behov kan rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak via NAV diskuteres
  • BHT og tillitsvalgt innkalles ved behov
  • Leder kan be om et tidligere dialogmøte 2
Medarbeider
  • Delta på dialogmøte 2, med mindre det er medisinske grunner som forhindrer det
  • Kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2
  • Skal medvirke til å finne løsninger som gjør at han/hun kan komme tilbake i arbeid raskest mulig
Administrative oppgaver

1. Oppdatert oppfølgingsplan sendes NAV senest 1 uke før dialogmøtet

7-12 måneder

Leder
  • Ha fremdeles tett dialog med den sykmeldte (arbeidsgivers oppfølgingsplikt)
  • Husk oppfølgingsmøter
  • Avklare nødvendige forhold som hittil ikke er avklart, vurdere utprøving
  • Lønnsavdelingen sender ut melding om maksdato
Medarbeider
  • Fortsatt jevnlig kontakt med leder
  • Husk å søke om arbeidsavklaringspenger (AAP). Det kan være inntil 3 måneders behandlingstid hos NAV.
Administrative oppgaver

1. Ca. 2-3 måneder før maksdato: send brev med informasjon om maksdato til den sykmeldte, samt skjema for søknad om uførepensjon (KKP)

2. Ved mottatt søknad arkiveres den i personalmappen

Ved 1 års sykefravær

Leder
  • Maksdato: Rett til sykepenger opphører og utbetaling fra lønn stoppes
  • Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt
  • Leder kan selv be NAV om et dialogmøte 3
  • Hold fremdeles jevnlig kontakt med den sykmeldte
  • Vurdere utprøving
Medarbeider
  • Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt
  • Kan selv be NAV om et dialogmøte 3

12-24 måneder

Leder
  • Fortsatt følge opp den ansatte og oppdatere oppfølgingsplan
  • Vurdere utprøving, eventuelt stillingsbanken
  • Vurdering av videre fraværsvarighet og/eller avklaring av arbeidsforholdet
Medarbeider

Hold jevnlig kontakt med leder

Vanskelige sykefraværssaker

Vanskelige sykefraværssaker
  • Vanskelige sykefraværssaker kjennetegnes først og fremst av at de er langvarige eller forekommer hyppig. Det er gjerne saker med lite eller ingen progresjon, hvor ordinær oppfølging og tilrettelegging ikke fungerer.

Sammensatt problematikk knyttet til

  • Sykdom eller skade
  • Konflikter
  • Mobbing på arbeidsplassen
  • Mistrivsel
  • Private forhold
  • Rus/pågående AKAN-sak
  • Pågående personalsak

Hva kan leder gjøre?

  • Tett og hyppig dialog med medarbeider
  • Vurdere sykepengerett, eventuelt ta kontakt med NAV
  • Involvere BHT
  • Oppfordre medarbeideren til å ta med tillitsvalgt, eventuelt annen tillitsperson
  • Vurdere ytterligere tilretteleggingsbehov/utprøving
  • Avklaring av arbeidsforhold

Hva kan medarbeideren gjøre?

  • Være åpen og samarbeidsvillig
  • Komme med forslag til løsning av situasjonen
  • Invitere tillitsvalgt, eventuelt annen tillitsperson
Stillingsbank/omfordelingsrådet

Medarbeidere som av helsemessige årsaker ikke kan fortsette i sin stilling skal vurderes av BHT for utprøving av arbeidsevnen i andre stillinger i Kristiansand kommune. Ved vellykket utprøving kan medarbeideren søkes innmeldt i stillingsbanken. Reglement for stillingsbanken/omfordelingsrådet finnes i Personalhåndboken på intranett. NAV vurderer behov for arbeidsrettede tiltak, som for eksempel avklaring av arbeidsevnen.

Henvisninger

Henvisninger

Folketrygdloven § 8 og § 25

Arbeidsmiljøloven § 2-3, 4-2, 4-3, 4-4, 4-6

HMS-rutine: Yrkesskade/yrkessykdom og dødsfall (se intranett)

HMS-rutine: Konflikthåndtering (se intranett)

HMS-rutine for oppfølging av sykefravær (se intranett)

Permisjonsreglement (se intranett)

nav.no

idebanken.org

inkluderende.no

regelhjelp.no

arbeidstilsynet.no

Skjema

Egenmelding

Oppfølgingsplan

Aktivitetsplikt

Kontakt

Kontaktpersoner
Instanser

Bedriftshelsetjenesten BHT Tlf: 38 24 35 01

NAV

KKP

Arbeidstilsynet

Forfatter: Alf Stensli
Publisert: 14.04.2015 10:56
Sist endret: 13.07.2016 14:47