Workshop om intern kommunikasjon og samhandling

Programmet nye Kristiansand inviterte nylig representanter for ansatte fra Søgne, Songdalen og Kristiansand kommune til en halvdags-workshop om intern kommunikasjon og samhandling.

Innhold

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne?


Deltakerne skrev kreative ideer på Post-it-lapper.

Målet for dagen var å høre hvilke erfaringer de ansatte i dagens tre kommuner har når det gjelder intern kommunikasjon og samhandling og å få innspill om hvilke behov og ønsker de har for fremtiden Innspillene skal brukes til å definere hvordan man skal samhandle best mulig i den nye kommunen og hvilke verktøy som kan være hensiktsmessige å bruke.

Omtrent 50 ansatte med varierte bakgrunner og fra ulike arbeidssteder i de tre kommunene var samlet til workshopen, og samtalen rundt bordene gikk av seg selv da mange av deltakerne fikk hilst på hverandre for første gang. Allerede før programmet startet gikk praten godt om dagens tema, og det var tydelig at emnet engasjerte.

Endring og samarbeidskultur

Workshopen startet med tre korte innlegg. Hensikten var å slå an tonen for dagen, og å inspirere til det videre gruppearbeidet.  Påtroppende rådmann, Camilla B. Dunsæd snakket litt rundt spørsmålene: Hva slags kommune skal nye Kristiansand være for de ansatte? Og hva betyr det for oss som sitter her at Kristiansand skal være en digital foregangskommune?

– Skal vi bygge noe nytt må vi tørre å gjøre noen endringer, sa Camilla. – Vi kan ikke bevare alt som det er i dag, men må ta noen modige valg underveis.

Hun minnet om at endring og omstilling også betyr nye muligheter og sjansen til å gjøre ting enda bedre.  

Ny direktør for organisasjon, personal og stab Kjell A. Kristiansen delte noen erfaringer fra Songdalen kommune, der jobber som rådmann. Han snakket om hvordan vi sammen kan bygge et best mulig team på tvers av organisasjonen.  

– I Songdalen har vi jobbet mye med samarbeidskultur, understreket Kjell og slo fast at alle ansatte er kulturbyggere, uansett hvilken stilling de har.

Påtroppende direktør for organisasjon personal og stab Kjell A. Kristiansen holdt innlegg.

Kommunikasjonsansvarlig i programmet nye Kristiansand og prosjektleder for delprosjektet kommunikasjon, Kristin Wallem Timenes, gav deltakerne et lite innblikk i hvilke muligheter som finnes av nye samhandlingsplattformer på markedet. Hun presenterte et par eksempler på ulike systemer og oppfordret deltakerne til å tenke nytt.

Gruppearbeid på tvers av kommunene

Andre del av programmet bestod av gruppearbeid med deltakere fra alle kommunene. Det var viktig å få et innblikk i behovene fra alle de ulike typene arbeidsplasser som finnes i kommunene.  Gruppene var derfor satt sammen etter hvilken type arbeidshverdag deltakerne har, slik at samtalen var mest mulig relevant for alle i gruppene. En gruppe bestod av mennesker som hadde en form for lederansvar. En annen gruppe bestod av ansatte som jobber ute i drift og har lite eller ingen arbeidstid fremfor PC, eller som har arbeidstid som skiller seg fra de fleste andre ansatte. En tredje gruppe bestod av ansatte ute i ulike enheter som for eksempel skoler eller helseenheter.  To grupper bestod av mennesker som sitter sentralt i et av rådhusene og som har støttefunksjoner som IKT, personal, økonomi, kommunikasjon og så videre.

Deltakerne jobbet i grupper med ansatte fra alle tre kommuner.

Kreativiteten blomstret

Til sist i gruppearbeidet fikk alle gruppene et spørsmål som virkelig engasjerte: «Hvordan kan vi bli bedre på samhandling i ny kommune?». Deltakerne noterte ned gode ideer på Post-it-lapper og klistret dem opp på plakater. Her var poenget å komme med kreative ideer og ikke la seg begrense av økonomi eller hvilke systemer man kjenner til i dag. Det kom inn mange kreative og gode ideer, blant annet var mange av deltakerne opptatt av større fokus på kulturbygging og viktigheten av tydelige ledere som går foran med gode eksempler.

Alt som kom inn av erfaringer, ideer og behov på workshopen har blitt samlet sammen og skrevet inn i en rapport som har blitt distribuert til deltakerne. Rapporten er tilgjengelig her.

Delprosjektet kommunikasjon vil jobbe sammen med nøkkelpersoner fra IKT, personal og ledelse i å utarbeide et forslag til hvilke systemer som kan brukes til intern samhandling.

To deltakere på workshopen om valg av verktøy:

Bettina Andersen, Hjelpepleier og verneombud på Ternevig omsorgssenter – Vest

– Jeg håper vi får på plass et ordentlig kommunikasjonssystem som er lett å bruke for alle. I dag har vi mye muntlig og mye forskjellige verktøy.

Bettina Andersen, hjelpepleier og verneombud på Ternevig omsorgssenter - Vest         

Børre Nedrejord Rakstang, rektor ved Langnes skole:

– Håper at det kommer noen gode innspill slik at man kan lage en god plan for hvordan man vil ha det i den nye kommunen. Det man velger må være lettvint og brukervennlig og nå alle som trenger det når de trenger det.

Børre Nedrejord Rakstang, rektor Langnes Skole

Forfatter: Elin Osnes Strand
Publisert: 03.07.2018 15:41