Godt engasjement på ledermøte

Verdikartlegging, planstrategi og innplassering av ansatte var noen av temaene som stod på programmet da direktørene og kommunalsjefene nylig var samlet på ledermøte.

Innhold

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne?


Hege Gabrielsen fra PwC og prosjektleder for digitalisering, Kari Røskaft.

Programleder Camilla B. Dunsæd åpnet samlingen. – Nå bygger vi opp noe som generasjoner etter oss kan få glede av, understreket hun

Dunsæd gikk gjennom lederrollen for kommunalsjefer (ledere på nivå to i den nye organisasjonen) og viste planlagte ledermøter i 2019.

– Kanskje vi må endre oss og jobbe på andre måter enn det vi har vært vant med til nå. Intern samhandling på tvers blir ekstra viktig, sa Dunsæd.

Nye Kristiansand skal benytte en samspillsmodell med dedikerte sektorressurser fra stabs- og støttepersonell. Dette skal gi større og bedre fagmiljøer og mindre sårbarhet ved fravær.

Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for programmet og videre arbeid med lokalisering ble også behørig gjennomgått av den påtroppende rådmannen.

Programleder og påtroppende rådmann Camilla B. Dunsæd åpnet samlingen.

Glidende overgang

Programrådgiver Anne Aunevik orienterte om hvordan overgangen fra gammel til ny linje er tiltenkt og hvordan prosjektene gradvis fases ut.

– Vi går etter hvert over i en avslutningsfase i programmet nye Kristiansand. Noen av dere hadde kanskje forventet at prosjektarbeidet skulle vare lenger, men en rekke prosjekter kommer til å bli avsluttet allerede til sommeren, sier Aunevik.

I løpet av de neste månedene vil det bli en strukturert overlevering av aktivitetene i prosjektene til de nye lederne i den nye kommunen. Prosjektrådene avvikles og nye ledergrupper får ansvar for å følge opp sammenslåingsaktivitetene.

– Nye ledere får ansvar for videre innplassering av ansatte, prioriteringer, gevinstrealisering og kulturbygging. I tillegg skal de bidra til å utarbeide nye rutiner og sørge for opplæring, forklarer Aunevik. – Det å bygge ny kommune er tidkrevende og kan av og til oppleves som å bytte hjul på en bil i fart. Noen saker må og bør utsettes til etter 1.1.2020. Dette gjelder for eksempel drift av innbygger-rettede tjenester og saker som må forankres i nytt bystyre.

Programrådgiver Anne Aunevik orienterte om overgangen fra gammel til ny linje.

En plan for planen

Planrådgiver, fra by- og samfunnsenheten i Kristiansand, Grete Sjøholt, og programrådgiver Kjell Sverre Langenes holdt en felles presentasjon om arbeidet med planstrategi og ny kommuneplan.

– Planstrategien er ikke en plan, men en arena for å diskutere kommunens planbehov, forklarer Grete Sjøholt. – Strategien skal først vedtas i dagens tre kommunestyrer i løpet av mars etter innstilling fra fellesnemnda. Fellesnemnda får så mandat for å utarbeide et planprogram for å utarbeide ny samfunnsdel med overordnet arealstrategi. Planprogrammet er en «plan for planen» som fellesnemnda vedtar i september.

Det nye bystyret kan dermed gå rett i arbeidet med samfunnsdelen høsten 2019. Før sommeren 2020 starter arbeidet med kommuneplanens arealdel.

Langenes og Sjøholt viste frem en lang liste planer som skal jobbes med i 2019 og 2020 som for eksempel digitaliseringsstrategi og smittevernplan. Ansvaret for oppfølging av disse planene ligger i ny linje. Det er også laget en egen medvirkningsstrategi for overordnet planarbeid som skal ta i bruk innovative og kreative medvirkningsmetoder.

– Vi har allerede gjennomført en workshop om medvirkning. Før sommeren blir det innbyggerundersøkelse. I tillegg skal det være et eget opplegg for barn og unge, forklarer Langenes og understreker at kommuneplanen er det viktigste styringsdokumentet i kommunen.

Planrådgiver, fra by-og samfunnsenheten i Kristiansand, Grete Sjøholt, presenterte arbeidet med planstrategi og ny kommuneplan.

Verdikartlegging

Personalrådgiver Odd Jarle Larsen fra dagens Kristiansand kommune presenterte resultatet fra verdikartleggingen sammen med Hege Gabrielsen og Hanne Amalie Lian fra PwC. Etter presentasjonen var det gruppearbeid der det enkelte kommunalområde drøftet resultatene for «sitt» område.

– Vi har sendt ut en e-post med kartlegging av verdier til 1644 personer, dvs. 20 prosent av de ansatte i dagens tre kommuner, forklarte Larsen. – De ansatte ble bedt om å spesifisere ti verdier som var viktige for dem personlig, ti verdier som kjennetegner sin sektor/sitt kommunalområde og ti verdier som de mener bør kjennetegne den fremtidige kommunen. Undersøkelsen ble fulgt opp med fem workshoper, en for hvert kommunalområde og en for organisasjon/økonomi/administrasjon.

Gabrielsen fra PwC viste eksempler fra forskjellige organisasjoner, både velfungerende organisasjoner og organisasjoner som var i krise. – Kartleggingen gir oss en oversikt over positive verdier og mulig begrensende verdier/utfordringer i organisasjonen. Dette vises som et kart, sa hun.

Geir Haugum, leder av Business Region Kristiansand (med ryggen til), strategisjef Lukas Wedemeyer og påtroppende direktør for samhandling og innovasjon, Wenche P. Dehli diskuterer verdikartleggingen.

Ønsker anerkjennelse

PwC bruker en internasjonalt anerkjent modell fra Barrets Values Centre for kartlegging av verdier og organisasjonskultur.

– En velfungerende organisasjon kan ikke bare ha fokus på det interne, forklarte Gabrielsen. – Organisasjonen må også være i stand til å se utover seg selv.

Undersøkelsen viser at dagens tre kommuner er velfungerende. Det er ikke høy andel av mulig «energilekkasje» i form av sprik mellom kartlagte og ønskede verdier, forklarte hun. Det kom blant annet frem at mange ansatte er opptatt av verdier som anerkjennelse av medarbeidere, inkludering og kvalitet. Noen kunne oppleve byråkrati som en utfordring. Hvilke verdier som skåret høyest varierte litt fra sektor til sektor.

Innspillene som kom frem i undersøkelsen vil tas med inn i det videre arbeidet med kultur og verdier i nye Kristiansand.

Personalrådgiver Bjørgulv Hamre presenterte den videre innplasseringsprosessen for ledere på nivå 4 og 5 (avdelingsledere og nivået under), samt rådgivere i stab som skal rapportere til direktører og kommunalsjefer i den nye kommunen.

Innplassering av ansatte og kartlegging

Personalrådgiver Bjørgulv Hamre fra ressursteamet som jobber med innplassering av ansatte presenterte den videre prosessen for ledere på nivå 4 og 5 (avdelingsledere og nivået under), samt rådgivere i stab som skal rapportere til direktører og kommunalsjefer i den nye kommunen. Rådgivere i personalenheten i Organisasjon, personal og stab skal også innplasseres nå.

– Det som er nytt i denne prosessen er at kartleggingen er digital. Digitale skjemaer sendes ut på e-post til de som er aktuelle for stillingene. Her fyller den ansatte ut personalia, arbeidserfaring og ønske om innplassering, forklarer Hamre.

Ressursgruppa mottar informasjonen fra den digitale kartleggingen, og videreformidler dette til de 39 kommunalsjefene (lederne på nivå to). Del to av innplasseringsprosessen er omstillingssamtale med ny leder. Innplasseringsprosessen er krevende og komplisert, og det ble diskusjon rundt hvem som skal melde sin interesse for stillingsbeskrivelsene som nå er blitt lagt ut. Hamre la vekt på at dette er en innplasseringsprosess, og ikke en ansettelsesprosess.

– I hovedsak skal ansatte innplasseres i den stillingen de har hatt, så lenge den fortsatt eksisterer. Det kommer til å pågå en parallell innplasseringsprosess for øvrige ansatte. Det er bestemt at alle ansatte er med videre i ny kommune.

I tillegg til innplassering var blant annet virksomhetsstyring og handlings- og økonomiplan for 2020-2023 på programmet. Mer om disse temaene følger senere.

Vind i seilene

– Å lage en ny storkommune er en tid med stor endring, og det har derfor stor betydning hvordan man kommuniserer og snakker om endringene som vil skje, sier Dunsæd. – Noen elsker å sette seil og kjøre på framover, mens andre helst bygger vindskydd og gjemmer seg. Vi som ledere har et ansvar for å både være et friskt pust og trygge de som ikke ønsker å være så synlige i endringen.

Videre oppfordret hun deltakerne på ledermøtet til å være bevisst på sin lederrolle, slik at de kan bidra til at endringsprosessen går bra og unngå skape støy og uro.

– Jeg er optimist, så jeg tror også at dette går bra, avsluttet Dunsæd.

Forfatter: Kristin Wallem Timenes & Pernille Ihme
Publisert: 10.04.2019 14:33